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县政协召开推进数字化档案馆建设对口协商会议
浏览次数:597发布时间:2017-12-28

根据县政协年度工作安排,自2017年10月下旬开始,县政协科教文卫和文史委员会组织部分委员,在副主席徐治国的带领下,对我县数字化档案馆建设工作情况开展了一次调研活动。调研组一行通过集中调研、走访、外出考察、座谈讨论等方式,基本掌握了我县数字化档案馆建设工作情况,形成了委员发言材料。11月23日召开了由县政府分管负责人、县政协分管副主席及相关部门、人员参加的对口协商会。现将工作开展情况归纳如下:

一、我县数字化档案馆建设工作总体情况

县档案馆档案数字化工作从2010年开始,根据省、市档案局要求,结合实际,制定了肥西县档案局信息化工作方案,方案突出立足本身,整合资源,从“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能出发,以方便群众利用和保护档案为落脚点,把馆藏珍贵的、重要的、易损的、利用频繁的档案先行数字化处理。同时,为实现“十三五”末馆藏档案的全部数字化,今年6月份,县档案馆“十三五”期间信息化招投标工作顺利完成,项目采用“一次性招标、分年实施”的方式进行,总投资额358.5万元, 8月份项目已开始实施。截至目前,县档案馆共完成整理不规范档案4.54万卷件,著录目录152.06万条,全文扫描477.11万页,全文扫描量占馆藏档案的45.43%,较好地完成了既定目标,为提升档案利用服务水平,创造了有利条件,为“十三五”末在全省率先建成数字档案馆打下了坚实基础。

二、数字化档案馆建设工作中存在的问题

(一)队伍建设方面。从数字档案资源建设方面来看,虽然县级馆藏档案数字化、各乡镇(园区)、县直各单位档案室数字化项目都采用政府采购委托外包,但是现场管理、设备维护、数据备份等迫切需要专业人才。而我县档案局不仅科室设置不全,缺少数字化档案馆建设必须有的技术科室,且仅有8名编制人员(上世纪80年代的编制设置),乡镇更无专职从事档案工作人员,不能满足和适应数字档案馆建设和运行需要。人才问题成为制约我县数字档案馆(室)发展的一个瓶颈。

(二)资金投入不足。近年来,县委、县政府高度重视数字档案馆建设,在资金上给予了大力支持,保障了档案数字化加工工作的顺利推进。档案数字化加工只是数字档案馆建设工作的一部分,全面建成数字档案馆需要现代高新技术的支撑和相关软硬件建设。目前,我县档案馆数字档案管理系统与先进地区相比较为落后,难以适应现代化的档案数字化工作需求。同时,县档案馆配置的数据库服务器、存储器等硬件设备还不够先进,不能满足档案信息化建设持续发展的需要。

(三)资源整合方面。随着信息化的普及,每年会产生大量的电子文件,其中大部分属于归档范围,这要求我们必须全面推广应用电子政务。由于我县目前仍未开通电子政务平台,致使电子文件无法归档,部门协调、信息整合和技术应用等方面的障碍也无从下手,使得电子文件的归档管理工作难以实施,给数字档案馆的建设带来困难。

(四)管理制度方面。现行考核标准对乡镇(园区)及县直单位数字档案室建设考核力度不够,管理制度不健全,在实际工作中,大部分乡镇(园区)及县直单位数字档案室在建设过程中,采取的普遍做法是业务委托外包,这种方式存在着较大的安全和质量隐患:一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧;二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧;三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益,存在着重数量,数字化质量不高的隐忧。

三、推进数字化档案馆建设工作的几点建议

(一)健全队伍。在调研过程中我们发现,我省颍上县档案局编制人员为18人、太和县15人、长丰11人,另外肥东、长丰县档案局都已经设立技术科室,相比较我县的人员和岗位设置都不能与数字化档案馆建设相匹配。建议增加我县档案局数字化建设专门人员,完善数字化档案馆科室建设,在现有的基础上,增加5人,成立技术科,为数字化档案馆平台搭建、信息管理维护提供人才保障。通过购买服务的方式,与数字化档案馆建设标同时进行运维标,弥补急需档案人才的短板。同时,加大人才建设力度,通过公益性岗位招考等方式,加快吸引档案专业学历的人员和其他专业人才进入档案系统工作,不断扩大充实档案人才队伍,搞好档案人才资源配置。尝试绩效津贴方案,探索政策框架下的薪金、津贴分级体系,使个人收入与工作业绩、实际贡献以及成果转化中产生的社会效益和经济效益直接挂钩,用待遇、奖励手段留住人才,稳定人员队伍。

(二)加大投入。经县档案局测算,预计建成数字档案馆仍需经费700余万元。建议政府要进一步加大对数字档案馆建设的投入力度,调拨专项资金,为数字档案馆购置必要的软硬件设备。设立专项奖补资金,制定乡镇(园区)和县直机关三年数字化档案室建设计划,推动全县数字化档案室建设,对申报达标的数字化档案室建设单位予以财政奖补。同时优先开展利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化,从小规模到大规模,有计划有重点地推进数字化档案室建设。

(三)加强领导。建议成立以分管领导为组长的档案信息化工作领导小组,建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制。开通电子政务平台,统筹协调我县乡镇(园区)和县直各单位档案信息化建设及档案资源建设,为我县建成数字档案馆夯实基础。

(四)强化管理。建议把数字档案室建设纳入到全县信息化建设规划当中,适当增加目标考核占比,建立经费、制度和人才等各方面的保障机制,有目标、有计划、有步骤地开展。建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度,建立档案出入库表单、工作量表单等,强化工作职责,优化工作环境。做好案卷质量的检查工作,把好档案信息著录的质量关。发现错误要及时修正,保证标准化作业,避免录入的随意性, 如对照原始文件对录入的档案目录数据进行检查和不定期抽查,保证录入数据与原始档案的一致性和准确性。

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